Ineffektive møder er ikke kun spild af tid og penge

Langtrukne og ineffektive møder er frustrerende. De koster tid og penge og kan nemt ende med at spilde begge dele. Men værre end selve tidsspildet er faktisk, hvor demotiverende et ineffektivt møde kan være.

Forlader du et møde, der ikke bare har været dårligt struktureret, men som ovenikøbet har gjort dig irriteret og drænet for energi, har du ikke bare spildt din tid. Du er sandsynligvis også mindre motiveret, fokuseret og effektiv i løsningen af dine følgende arbejdsopgaver.

> Læs også: Succesfuld onboarding øger produktiviteten

Et spørgsmål om den brede kultur

I et større perspektiv hænger interne møder tæt sammen med kulturen i organisationen. Oplever medarbejderne, at hovedparten af de interne møder er ineffektive og demotiverende, opfattes det nemt som et udtryk for en negativ virksomhedskultur.

De interne møder er en af hovedkanalerne i organisationens kommunikation og skal ikke undervurderes. De præger medarbejdernes og ledelsens opfattelse af, hvordan samarbejdsformen, atmosfæren og organisationskulturen er.

Demotiverende og drænende møder har derfor også noget at skulle have sagt i forhold til trivsel. Og fordi trivsel altid hænger tæt sammen med performance og virksomhedens resultater, bliver atmosfæren på møder i sidste ende et spørgsmål om organisationens bundlinje – ligesom tabet af tid og potentiel værdiskabelse.

> Læs også: Led til mindre stress

Brug møderne som prøvesten i en kulturændring

Vil I styrke og udvikle jeres kultur, skal møderne derfor være en integreret del af arbejdet. Det kan I udnytte positivt ved at lade de interne møder være en prøvesten for ændringer i den måde, I samarbejder på i organisationen.

Så mens der ikke er noget galt i at effektivisere og strømline jeres møder med udgangspunkt i bedre organisering og struktur – se fx vores tips til mere effektive møder nedenfor – kan det også betale sig at kigge på jeres møder i et større perspektiv, når I skal arbejde strategisk med forandring.

3 tips til at opnå mere effektive møder

  • Vær meget klar omkring det primære formål med mødet.
    Med et klart formål bliver det nemmere at styre mødet. Bliv fx inspireret af disse mødetyper: Informationsmøde, idégenereringsmøde, problemløsningsmøde og beslutningsmøde.
  • Sæt ikke mere tid af til mødet, end nødvendigt – og vær gerne optimistisk.
    Vejen til et bedre møde kan simpelthen være et kortere møde, der tvinger jer til at fokusere og være effektive med den begrænsede tid.
  • Være forberedt på, hvordan nye idéer og andre sidespring skal håndteres.
    Afhængig af mødetypen kan det være nyttigt at have en konkret måde at kunne parkere forslag, så de ikke fjerner fokus fra mødet, men heller ikke går i glemmebogen.

Vil du vide mere?

Vil du vide mere om det strategiske arbejde med organisationskultur? Eller har du brug for et godt råd om et andet emne inden for organisation, strategi og ledelse? Så er du meget velkommen til at kontakte Gitte Astrup Melgaard på +45 23 29 89 18 eller gam@addvalue.dk.

> Læs mere om arbejdet med organisationer og virksomhedskultur her