Personlig effektivitet som leder - Add Value

Tre input til at maksimere din personlige effektivitet som leder

Personlig effektivitet er vigtigt for ledere. Rent rationelt er det vigtigt, fordi du skal kunne styre mange samtidige opgaver og levere resultater. Men det er mindst lige så vigtigt følelsesmæssigt. For manglende personlig effektivitet gør dig urolig, ødelægger din arbejdsglæde og nedbryder din tillid til egne evner.

Når vi snakker om at blive bedre til personlig effektivitet som leder, taler vi om to ting:

  • For det første taler vi om din selvbevidsthed i forhold til at ændre vaner og adfærd.
  • For det andet taler vi om værktøjer til at styre og planlægge opgaver bedre.

Både selvbevidsthed og gode styringsværktøjer er nødvendige, når du skal blive mere effektiv som leder. Vi kigger nærmere på begge i det følgende, men lad os først runde et grundlæggende spørgsmål.

> Læs også: Evnen til at kommunikere effektivt kommer ikke automatisk

Effektivitet kontra effektivitet, der nytter

Det grundlæggende spørgsmål er: Hvad er personlig effektivitet i det hele taget?

Nogle vil måske være hurtige til at sige, at effektivitet betyder at få overstået en masse opgaver på kort tid. Men hvis du skal føle dig effektiv på en tilfredsstillende måde, er det ikke nok. For den ægte effektivitet, den effektivitet der virkeligt gør en forskel, kommer af det rette forhold mellem både tid og relevans.

Så helt enkelt handler det ikke kun om at nå en masse, men også om at nå det rigtige. At nå de ting, der gør det meningsfuldt for dig i det hele taget at stille krav til øget effektivitet hos dig selv som leder.

Med det in mente er du også bedre rustet til at undgå, at din stræben efter personlig effektivitet ender med at gøre dig mere neurotisk eller ineffektiv, fx fordi du bruger for meget tid på hovedløst at maksimere udbyttet af samme tid.

Det betyder også, at personlig effektivitet i vid udstrækning handler om at sige nej til de ting, der ikke er relevante i forhold til at nå dine mål. Som entreprenør og forfatter Seth Godin sagde i 2014:

“No is the foundation that we can build our yes on”

Start derfor med at spørge dig selv: Hvad er personlig effektivitet for mig? Hvad er mine vigtigste mål? Hvornår har jeg sidst følt mig effektiv, og hvad var årsagen til den følelse?

Input nr. 1: Lederens selvbillede

Når du har afklaret de ovenstående spørgsmål, er det tid til at kigge nærmere på, hvordan du kan blive bedre til at arbejde effektivt på at indfri dine mål.

Det allerførste skridt er at kigge indad. Rigtig meget af det, vi foretager os, sker nemlig ubevidst. Det er langt hen ad vejen en stor hjælp, fordi det frigør enorm hjernekapacitet til faktisk at beskæftige os med andre ting end de basale funktioner og hændelser. Dit ubevidste sind kan dog også være en barriere, fordi de emotionelle reaktioner herfra påvirker dig, når du forsøger at omstille dig til nye vaner.

Da personlig effektivitet handler meget om vaner og om at lære nye teknikker, er din selvbevidsthed supervigtig – den hjælper dig med at stå imod de ubevidste reaktioner, der ellers vil gøre det meget svært for dig at gøre tingene anderledes og mere effektivt, end du plejer.

Arbejd derfor med løbende at kigge indad, når du vil ændre vaner. Vær opmærksom på både dine rationelle og følelsesmæssige reaktioner, og læg mærke til, hvornår du helt automatisk stritter imod forandring. Husk at tro på, at du kan få nye vaner, og læg positiv energi ind i et selvbillede, hvor du er på vej til at blive en mere effektiv leder.

> Læs også: Kig indad og find målet og midlerne til at lykkes som leder

Input nr. 2: Eisenhowers prioriteringsmodel

Næste skridt i processen er at implementere konkrete værktøjer, der kan hjælpe dig i hverdagen.

Eisenhowers prioriteringsmodel er et rigtigt godt sted at starte, når du skal have overblik over dine opgaver. Det er derfor en af vores to hovedanbefalinger til lederen, der er på udkig efter at effektivisere sin arbejdsdag.

Eisenhowers model består af en matrix opdelt i vigtighed og hastværk, som resulterer i fire kategorier, dine opgaver kan falde inden for.

  • Det første felt er opgaver, der både er vigtige og som haster, så dem skal du lave med det samme.
  • Til højre for det finder vi de opgaver, der er vigtige, men som ikke haster, så de planlægges ved, at du sætter dem i kalenderen.
  • Nedenunder har vi først de opgaver, der haster, men som faktisk ikke er vigtige – dem kan du med fordel uddelegere til andre.
  • I det allersidste felt har vi opgaver, der hverken er vigtige eller haster. Dem skal du sådan set arbejde på at undgå ved at minimere dem eller helt stoppe den type aktivitet.

Pointen med matrixen er, at du plotter dine opgaver ind og får en klar måde at håndtere dem på samt et bedre overblik over, hvad du typisk bør gøre hvornår. Og så undgå du at falde i ’haster-fælden’ og lave ting, der haster, uagtet om de faktisk er vigtige eller ej!

> Læs også: Sæt alle kræfter ind på eksekvering og kom i mål med 2020-strategien

Input nr. 3: Oversigtsplan

Oversigtsplanen er en tabel, som du bruger til at liste dine opgaver på en enkel måde. Du kan fx bruge den til at indføre dine prioriteter fra Eisenhower-modellen og så konkretisere dem og rangere dem efter en hensigtsmæssig rækkefølge. I tabellen skriver du både et start- og et sluttidspunkt for opgaven ind, så du har en klar tidsmæssig ramme og et mål. Derudover er der et status-felt, hvor du kan skrive noter din til progression og tjekke af, når opgaven er færdig.

Husk at prioritere din egen effektivitet

Som vi skrev i starten, er det vigtigt som leder at kunne sige nej. Nej til opgaver og nej til tidsrøvere.

Der er nemlig ikke andre end dig, der værner om din personlige effektivitet! Derfor er det vigtigt, at du sætter grænser og holder fast i at skabe gode rammer for dit eget arbejde, selvom det kan se ud som om, at du ved at prioritere dig selv sænker medarbejdernes adgang til dig.

Bliver du mere effektiv som leder, skal din egen øgede kapacitet nok bidrage ind i de andres generelle effektivitet før, du ved af det. Og vi har endnu ikke mødt en situation, hvor en glad leder i trivsel og balance ikke blev set som en direkte positiv indflydelse hos det omkringliggende team.

> Læs også: Derfor er learning by doing ikke nok for nye ledere

Vil du vide mere?

Vil du vide mere om personlig effektivitet for ledere? Eller har du brug for et godt råd om et andet emne inden for strategi, ledelse og organisation? Så er du meget velkommen til at kontakte Gitte Astrup Melgaard på +45 23 29 89 18 eller gam@addvalue.dk.

> Læs mere om arbejdet med ledelse her